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OA办公系统项目失败的四个元凶(下)

2019-01-16 21:25

  为了提升OA办公系统项目实施的成功率,我们邀请华天动力OA办公系统的项目总监万先生一起来探讨项目风险,目的自然是为了规避风险。

  在上一篇文章中,我们介绍了常见的两个风险:选型风险和功能风险,今天继续介绍另外两种风险:

  OA办公系统是一种技术含量很高的产品,需要厂家具有相当深厚的技术实力,才能保证系统的安全性、稳定性、适用性、开放性等关键技术指标。

  这种情况主要发生在大型企业和特大型企业,他们在最初上马OA办公系统的时候,用户数还不是很多。但用了几年后,用户数剧增,注册用户会达到数千人甚至上万人,并发数(同时在线的用户)能达到千人以上。

  这时候一些系统的开发架构和运行平台就无法支撑了,系统访问会变得非常非常慢,而且经常出现掉线、宕机、报错或丢失数据的情况。有的企业投入大量资金提升硬件配置,甚至通过多服务器和小型机来提升系统访问速度,但仍然收效甚微。在这种情况下进行硬件投资是非常大的,而且这种投资就像一个无底洞,会让企业不堪重负。

  因为OA办公系统的服务成本太高而被迫放弃的用户很可惜,他们已经习惯了这套系统,但有需求没法做,有问题没法改,只能使用最简单的功能,结果导致系统越来越萎缩。

  这种问题是OA办公系统的先天问题,是无法解决的。出现这种问题的用户大多使用了一些服务成本很高的OA开发技术,如LOTUS、SharePoint等,这种架构的OA办公系统无法有效的进行远程服务,而现场服务的成本非常高,因为掌握这些技术的工程师成本很高。没办法,“物以稀为贵”。

  还有一种情况是:有的企业在采购系统时配置了少量的许可用户,在后期需要扩大系统的使用范围,就要继续购买许可用户,却发现增加用户的成本太高,采购几次之后就承受不了了,最终无奈只能放弃。

  这种情况在近几年内越来越多,因为OA办公系统涉及面广,包容性强,所以用户需要将OA办公系统作为企业的中心平台,实现统一入口和整合数据的作用。现在,无论是大型企业,还是小型企业,系统整合已经成为一个非常普遍性的需求,要求能够和财务系统、HR系统、ERP系统等第三方系统之间实现数据整合应用。

  近几年,华天动力在系统架构设计和接口设计上投入了大量人力、物力进行研发,就是为了能够便捷的和其他系统实际数据整合。而一些OA办公系统因为技术架构不合理,或者设计水平欠缺,导致这种需求无法实现。有的系统虽然可以实现,但实现的方式非常复杂,成本也很高,必须通过厂家做二次开发,用户自己无法实现。这种问题也属于软件的先天性缺陷,后期是无法改进的。

  这样用户得到的只是一个功能单一的OA办公系统,而且加重了企业信息孤岛的问题,被废掉就不可避免了。

  软件只是一个工具,不是救命稻草,要服务人的管理。管理是好的,软件可以让你变得更好;管理是坏的,软件就没有用武之地。

  如果一个企业因为职能重叠、工作推诿、人浮于事而导致效率低下,那么首要的任务是先通过组织变革来解决管理问题,当然,解决过程可以借助OA办公系统这个工具,但不能寄希望于OA办公系统,它的作用只是辅助性的。管理没有理顺,软件是不可能用起来的。

  还有的企业,管理者采购了OA办公系统,却并不带头使用,也不能够持续、坚定的督促下属使用,没有切实可行的制度来保障系统的落实,最终导致系统成了一种摆设。OA办公系统能否有效使用,管理者的作用是第一位的。