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兴发娱乐OA办公系统应用的四个难题与对策(上)

2019-01-13 08:21

  对中国企业来说,通过应用OA办公系统来加强企业治理,提升管理水平和办公效率已经成为一件非常普遍的事情。

  OA办公系统在帮助中国企业提升内部管理方面发挥了巨大的作用,但其应有的价值和潜力,还是没有被充分发挥出来。虽然成千上万的企业已经实施了OA办公系统,但是对应用中遇到的一些问题却显得缺少对策。

  有些问题是个性化的,有些则比较共性。小编整理了四个有代表性的问题,并邀请了华天动力OA办公系统的项目总监万先生,一起来探讨这些问题的解决办法。

  有人会觉得奇怪,既然领导者不支持,怎么能采购OA办公系统呢。其实,的确有很多企业,在领导者的指示下采购了OA办公系统,又因为领导者不能够持续的关注和支持,而无法用好系统。

  万先生认为,这时候,需要项目负责人站出来,他要找到系统应用的切入口。这个切入口应该是公司管理的重点和痛点,然后通过OA办公系统找到解决的办法,形成一个有目标、有办法、有过程、有预案的报告向管理者汇报。

  管理者最喜欢的就是下属提出解决办法,而不是罗列问题。当他看到这份有理有据的报告时,即使报告不是很完美,也不见得一定能解决问题,但也会非常乐意去尝试,必然会全力以赴、自始至终的支持项目负责人,去实施报告中的内容,这样系统的应用也就水到渠成了。

  项目负责人需要清楚的是,自己是项目的直接负责人,把系统用好,是自己的责任,自己的担当,自己能力的体现。只要认真想办法,把OA系统放到企业管理的角度,放在解决实际问题的角度,而不是为了应付使用,就容易获得管理者的支持。

  在获得领导者的认可后,项目负责人还应该在执行过程中请管理者多参与、多监督、多支持,及时向其汇报工作进度和成果,相关的会议也尽量邀请他参加。这样既能够保持领导者的热情,也能够在企业内形成应用OA系统的良好氛围。

  什么样的员工容易抵触OA办公系统呢?主要是一些老员工、兴发娱乐,中层主管、业务人员,以及个人利益受到影响的员工,他们会以各种理由来为自己开脱,比如太忙、没时间、年纪太大、系统不好用等。

  对这类群体,万先生认为可以用“胡萝卜加大棒”的方式来解决。“胡萝卜”就是好处和甜头,要给这些人设计好贴身的应用,应用的数量不要多,难度也不要大,要容易使用,效果明显。要让他们亲身感受到OA办公系统非常好用,可以帮助自己省时、省力的工作,他们自然也就爱上系统了。

  对员工取得的成绩,要及时表扬或表彰,以在企业内部打造良好的使用环境,争取赢得主流意见的支持。

  “大棒”就是制度和规则,企业应该制定OA办公系统的使用制度,明确要求什么事情需要通过OA办公系统来进行,做好了有什么奖励,做不好有什么惩罚。比如要求所有的申请全部在线上审批,不接受线下申请,并对审批时限提出明确要求,这样大家就必须多上系统,很快能养成习惯了。

  对OA系统这种新生事物来说,员工需要有一个了解、熟悉、习惯、依赖的过程。对项目负责人来说,应该尽量把这个过程缩短,这就要缩短实施周期,设置好阶段目标,循序渐进,不要试图一步到位,把实施周期拖得太长,这样很容易导致员工的气馁和抵触。